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RessourcesLes portails d’entreprise
Il n’existe pas de définition unique du terme portail d’entreprise. La plus courante pourrait être : « un outil qui agrège, sur un seul écran, personnalisé en fonction du profil de chaque utilisateur, toutes les informations et applications dont il a besoin pour travailler au quotidien ». Les portails sont destinés à la fois aux collaborateurs in situ et aux nomades.
Objectifs et moyens
L’objectif principal des portails d’entreprise est d’unifier l’accès aux applications et aux informations de manière à améliorer l’efficacité des collaborateurs et à réduire les coûts de fonctionnement. On distingue en général cinq grands champs d’application :- la diffusion de l’information ;
- le travail collaboratif ;
- la fluidification et la simplification des processus métier ;
- le partage de la connaissance ;
- l’intégration des applications métier.
Dans les faits, deux types de projets coexistent : des projets de fédération des informations existantes – qui ne remettent pas en cause le fonctionnement des intranets existants – et des projets d’intégration en profondeur qui vont jusqu’à offrir une interface avec des applications telles que SAP. S’ils aboutissent au même résultat pour l’utilisateur final, ces projets s’appuient sur des démarches et des outils très différents.
Dans la première approche, le portaild’entreprise est considéré comme la suite logique de l’intranet. Moins coûteux qu’une refonte globale, il facilite l’accès aux ressources existantes sans remettre en cause le processus d’alimentation en contenu des différents intranets. Le portail fédère l’information existante et propose un accès homogène et personnalisé à cette masse d’information. Il agit comme un puissant moteur de recherche capable d’indexer de nombreux intranets qui comportent eux-mêmes de nombreuses bases de données, systèmes de fichiers, etc. Les outils spécialisés qui répondent à cette demande font essentiellement gagner du temps lors de la mise en œuvre du projet. Ils apportent en outre un cadre rigoureux pour gérer la publication des nouveaux contenus. Cette approche du concept de portail remporte l’adhésion des entreprises. Elle est simple, l’offre logicielle est mature et les produits sont financièrement abordables.
La deuxième approche reprend toutes les caractéristiques de la première et ajoute un niveau d’intégration supplémentaire. Les sources d’information, les applications, la gestion des utilisateurs, etc. : tout est intégré au sein d’une interface graphique unique et hautement personnalisée. Véritable projet d’infrastructure, ce type de portail permet d’accéder indifféremment à une vue SAP, à sa messagerie, ou à un traitement métier développé sur mesure sans sortir du portail. On est donc loin du simple « moteur de recherche ». Mais un tel niveau d’intégration nécessite des investissements coûteux. Cela correspond à une démarche de fond : le développement d’applications métier sous forme de composants. Chaque brique logicielle s’appuie alors sur une infrastructure commune qui apporte à la fois des services transactionnels mais aussi de présentation et une gestion standard des utilisateurs. Extrêmement souple et réactive, cette architecture est en train d’émerger.
Le cœur fonctionnel d’un portail est constitué de la gestion des utilisateurs, de l’intégration de contenu, de l’intégration d’application, de la personnalisation, et du Single Sign-On (SSO).
Quelques solutions packagées de Single Sign-On
| Éditeur | Produit | Cible | Catégorie |
| Evidian | AccessMaster SSO / PortalXpert | Grand compte | SSO |
| Oblix | Net Point | Grand compte | SSO |
| Microsoft | Microsoft Passport | Grand compte | SSO |
| Netegrity | SiteMinder | Grand compte | SSO |
| RSA Security | SecurID | Grand compte | SSO |
| Baltimore | UniCERT 5.0 | Grand compte | SSO |
| Entrust | TruePass | Grand compte | SSO |
| Sun Microsystems | Grand compte | SSO | |
| University of Washington | pubcookie | PME | SSO |
| Yale University | ITS Central Authentification Service | PME | SSO |
| Red Iris | PAPI System | PME | SSO |
Quelques solutions packagées de portail
| Éditeur | Produit | Cible | Catégorie |
| Autonomy | Portal-in-a-Box 3.1 | PME/Grand compte | Portail |
| Brio Technology | Brio Portal 7.0 | Grand compte | Portail |
| Hummingbird | Portal 5.0 | Grand compte | Portail |
| IBM | WebSphere Portal Server 2.1 | Grand compte | Portail |
| Mediapps | Net.Portal 5 | Grand compte | Portail |
| Microsoft | SharePoint Portal Server 2001 | PME/Grand compte | Portail |
| Oracle | 9iAS Portal | Grand compte | Portail |
| PeopleSoft | Enterprise Portal 8.0 | Grand compte | Portail |
| Plumtree | Corporate Portal 4.5 | Grand compte | Portail |
| Sybase | Enterprise Portal 2.5 | Grand compte | Portail |
| Vignette | V6 Multisite Content Manager | Grand compte | Portail |
Quelques solutions d’EAI
| Éditeur | Produit | Cible | Catégorie |
| WebMethods | Integration Platform 4.6 | Grand compte | EAI |
| Tibco | Active Enterprise | Grand compte | EAI |
| Microsoft | Biztalk Server 2002 | Grand compte | EAI |
| Mediapps | Net.EAI | Grand compte | EAI |
| Sunopsis | Sunopsis 3.0 | Grand compte | EAI |
| CapeClear | CapeConnect 3.5 | Grand compte | EAI |
| Iona | Orbix E2A WSIP (WEB Services Integration Platform) | Grand compte | EAI |
hQuelques solutions packagées d’EII
| Éditeur | Produit | Cible | Catégorie |
| BEA | Liquid Data | Grand compte | EII |
| Callixa | Integration Server | Grand compte | EII |
| Composite Software | Composite Data Management System | Grand compte | EII |
| Enosys | Enosys Platform | Grand compte | EII |
| IBM | BD2 Information Integrator | Grand compte | EII |
| Ipedo | Ipedo Integration Manager | Grand compte | EII |
| iWay | iWay XML Transformation Engine (iXTE) | Grand compte | EII |
| Juice | Juice Server & Client | Grand compte | EII |
| MetaMatrix | MetaMatrix Server | Grand compte | EII |
| Nimble | Nimble Integration Suite | Grand compte | EII |
| OpenLink | Virtuoso Universal Server Enterprise Edition | Grand compte | EII |
| Polarlake | Database Integrator | Grand compte | EII |
| Sagent | NC | Grand compte | EII |
| XAware | XA-Suite Enterprise | Grand compte | EII |
Points clés du projet
La mise en place d’un portail est l’aboutissement d’une démarche stratégique beaucoup plus vaste qui consiste à clarifier l’organisation et les processus de l’entreprise. En effet, toute l’architecture fonctionnelle de ce dernier repose sur la définition de profils d’utilisateurs auxquels sont associées des informations et des applications. La définition de ces profils peut avoir un tel impact sur l’organisation de l’entreprise qu’elle constitue un projet à part entière. Ce préalable est un facteur clé de succès de la mise en place du portail.Dans un deuxième temps, l’entreprise doit lister les applications existantes et réellement utilisées afin de déterminer celles qui sont stratégiques pour le projet. Certaines pourront être réutilisées telles qu’elles, d’autres en revanche devront, a priori, être redéveloppées. Le plan de migration de ces applications constitue le deuxième facteur clé de succès.
Dans le même ordre d’idées, il est nécessaire de lister les contenus existants puis de s’assurer de leur fiabilité et de la capacité de chaque équipe à les produire régulièrement. Sur cette base, il est possible de vérifier qu’à chaque profil (ou groupe de profils dans un premier temps) correspond un contenu spécifique d’une quantité suffisante pour justifier son intégration. Dans le cas contraire, le recours à une équipe dédiée (interne ou externe) pour produire le contenu est nécessaire.
Comme pour l’intranet, la fixation, en amont, d’objectifs quantifiés permettra de vérifier l’opportunité de l’intégration de chaque application et de chaque contenu en regard de son coût.
Enfin, le portail qui repose sur une identification fine de chaque utilisateur via un login et un mot de passe, un annuaire d’entreprise (de type LDAP) unifié, complet et à jour, constitue un préalable indispensable à la conduite du projet. Or, un tel annuaire, s’il n’existe pas encore, doit être considéré comme un projet à part entière. D’autant plus que pour être réellement ergonomique, le portail doit proposer une solution d’authentification unique (Single Sign-On) qui évite aux utilisateurs de ressaisir plusieurs dizaines de fois dans la journée leur mot de passe.
Dans ce contexte, la définition et la mise en œuvre d’une conduite du changement en amont puis tout au long du projet sont deux tâches incontournables. Elles devront s’appuyer, comme dans le cas d’un intranet, sur une campagne de communication bottom up favorisant le dialogue et la concertation.
Bonne pratique : check-list avant de se lancer
Avant de lancer le projet, il faut vérifier :
- que l’organisation est stabilisée après la refonte des processus métier ;
- qu’une liste de profils opérationnels est disponible et qu’à chacun d’eux sont associés des applications et des contenus existants ;
- qu’un annuaire LDAP (ou équivalent) existe, qu’il est complet et à jour ;
- que les méthodes d’authentification des applications permettront de mettre en place un SSO à un coût raisonnable ;
- que des objectifs quantifiés ont étés fixés ;
- qu’un plan de conduite du changement est prévu ;
- qu’une campagne de communication est prévue ;
- qu’un groupe d’utilisateurs sera impliqué tout au long du projet.
- Il est aussi nécessaire de lister :
- les applications existantes, définir un plan de migration priorisé en fonction des objectifs, de l’expression des besoins, des profils définis (arbitrer le cas échéant) ;
- les contenus existants, définir un plan d’intégration priorisé en fonction des objectifs, et des profils définis (arbitrer le cas échéant).
Stéphane Bordage